Buitenlandse btw: Hoe boek je die?
In de afgelopen maanden heb ik meerdere andere boekhouders gesproken. Wij allen komen dezelfde problematiek tegen met betrekking tot de buitenlandse btw. Nu kan ik over de btw letterlijk een boek schrijven, maar dat is voor een andere keer. Vandaag wil ik kort stilstaan bij de btw van buitenlandse inkoopfacturen. Velen vinden dit de meest lastige.
Allereerst kan je buitenlandse inkoopfacturen in 2 variaties verdelen.
- Inkoopfacturen van Europese ondernemingen
- Inkoopfacturen van niet-Europese ondernemingen.
Europees
Wanneer je van een andere onderneming uit één van de EU landen een factuur ontvangt is het van belang te weten of het om een dienst of een product gaat. De buitenlandse btw regels zijn zeer uitgebreid en op elke regel zijn één of meerdere uitzonderingen van toepassing. Die ga ik nu niet hier allemaal beschrijven 
.
Goederen
Bij een product is het in de basis eenvoudiger. Het Europese land waar het product (als eerste) ingevoerd wordt is het land waar de btw geheven wordt. Aangezien je als buitenlandse ondernemer niet voor elk EU land een btw-nummer gaat aanvragen, wordt de btw verlegd.
Dat houd in dat er 0% btw op de factuur genoteerd staat en dat ter kennisgeving een tekst als ‘VAT reversed’ vermeld wordt. Uiteraard staan zowel jouw btw-nummer als het btw-nummer van de leverancier op de factuur. Als aan deze voorwaarden voldaan is, kan je de inkoopfactuur boeken met ‘btw verlegd binnen EU 21%’. Tenzij het product in Nederland onder het verlaagde btw tarief valt, dan kies je ‘btw verleg binnen EU 9%’. Wanneer er toch een btw op vermeld staat – en dat kan tussen 5% en 27% zijn – dan is vaak de factuur verzonden in de gedachte dat jij een particulier bent. Deze btw kan je dan niet terugvragen. Vraag dan om een nieuwe factuur, waarbij ook jouw btw nummer vermeld wordt en de btw verlegd wordt. Het teveel berekende buitenlandse btw bedrag moet dan aan je worden teruggestort!
Diensten
Bij een dienst is het minder eenvoudig. Een veel voorkomende dienst die vanuit het buitenland gefactureerd is, zijn digitale diensten. Denk aan Google bijvoorbeeld. Deze is in Ierland gevestigd en heeft een IE-btw nummer. Zij factureren aan btw-plichtige ondernemers zonder btw.
Uitzondering: Digitale diensten aan niet-btw plichtigen Wanneer jouw btw-nummer er niet op staat, dan is er een uitzonderingsregel voor digitale diensten aan niet-btw-plichtigen van toepassing. Deze uitzondering geldt voor particulieren en ondernemers met btw-vrijstelling!
Ondernemingen die dit jaar en vorig jaar niet meer dan € 10.000 gefactureerd hebben (excl. btw) zullen de btw van hun eigen land doorrekenen. Grotere bedrijven, zoals Google zullen met hun buitenlandse btw nummer, toch de Nederlandse btw van 21% doorberekenen.
Wanneer je een factuur ontvangt met Nederlandse btw, probeer dan altijd eerst een nieuwe factuur te krijgen met btw-verlegd. Lukt dit echt niet, dan wordt het als zzp’er wordt het gedoogd dat een klein bedrag met deze btw teruggevraagd wordt. Immers wordt de btw afgedragen aan de Nederlandse belastingdienst. Gedoogd! Want formeel mag je deze btw niet vorderen omdat niet aan de factuurvereisten voldaan is. Sommige buitenlandse ondernemingen hebben een zogenoemde EU btw-nummer. Dit is een Europees btw nummer en hierbij wordt niet de btw afgedragen aan de Nederlandse belastingdienst. Je mag dus nooit deze btw vorderen!
Buiten Europa
De meeste probleem facturen komen niet uit Europa, maar uit Amerika. Het is vaak ook lastig om een goede factuur te ontvangen, die aan de factuurvereisten voldoet. Op deze facturen staat regelmatig niet jouw btw-nummer, terwijl die wel doorgegeven is. Ook staat er helemaal geen btw op of een verwijzing. Het is dan lastig.
Diensten
Staat er geen btw bedrag? Boek bij een (digitale) dienst dan de factuur zoals hij formeel zou moeten. Dus als btw-plichtige met ‘btw buiten eu 21%’ (of 9% indien van toepassing), zoals hierboven beschreven. Staat er wel een btw bedrag? Vraag dan om een nieuwe factuur. Lukt dat niet? Boek de factuur dan met ‘geen btw’.
n.b. De buitenlandse btw kan je wel terugvragen boven een drempel, maar eenvoudig is dat niet.
Goederen
Bij goederen ontvang je apart nog een factuur van de douane met de invoeringsrechten en btw. De btw hoef je niet aan te geven in de btw-aangifte. Je boekt dan de goederenfactuur zonder btw in en daarnaast boek je de factuur van de douane in met zowel de invoerrechten als op een aparte regel het btw bedrag ‘op te betalen btw’.
Voer je regelmatig goederen in vanuit een land buiten de EU? Dan kan het handig zijn om bij de belastingdienst een vergunning artikel 23 aan te vragen. Je ontvangt dan geen factuur meer met het btw-bedrag van de Douane, maar geeft die aan in de btw-aangifte.
Er valt nog veel en veel meer te vertellen, want de buitenlandse btw is het lastigste onderwerp in de boekhouding. Laat daarom altijd je btw controleren door een boekhouder die ervoor geleerd heeft.
TIP! De belastingdienst heeft een aantal handige tools waarmee je een goede indicatie krijgt hoe je met de btw moet omgaan.
KOR (Kleine OndernemersRegeling)
Wanneer je in de Kleine ondernemersregeling per 2020 valt mag je geen btw berekenen of terugvragen. Btw-verlegde facturen zijn nooit facturen zonder btw! Deze is alleen aan de afnemers verlegd. Vraag altijd een nieuwe factuur, waarbij jouw btw-nummer verwijderd is en er btw op de factuur vermeld staat. Lukt dit niet? Dan dien je de factuur te boeken met btw-verlegd en de te betalen btw door middel van een incidentele btw-aangifte af te dragen. De te vorderen btw zal je moeten corrigeren naar buitengewone lasten in de resultatenrekening.
Vraag je boekhouder (of mij 🙂) hoe je dit goed regelt!
