Eten en drinken: Wat is aftrekbaar?
We moeten allemaal eten en drinken, dat is een feit. Wanneer je in loondienst bent voor een werkgever is het gebruikelijk dat koffie/thee en wellicht ook frisdrank onbeperkt genuttigd kan worden. Dat kost je niets als werknemer. Soms krijg je zelfs de lunch van de baas.
Voor een ondernemer met een eenmanszaak, VOF of andere vorm die te maken heeft met de inkomstenbelasting ligt het anders. Hier zijn de kosten van bijvoorbeeld je lunch niet (altijd) aftrekbaar.
Zijn de gemaakte kosten privé of zakelijk?
Om te beginnen mag je uitsluitend kosten aftrekken in de onderneming wanneer er een aantoonbaar zakelijk belang is. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die –binnen redelijke grenzen – nodig zijn voor de uitoefening van je onderneming. Privé kosten, zoals boodschappen voor je eigen gebruik, zijn nooit aftrekbaar voor zowel de kosten als de btw. Met andere woorden: Je kan niet je ‘dagelijkse’ lunch en drinken aftrekken als kosten. De belastingdienst gaat hierbij uit dat iedereen moet eten en drinken.
Wat kan je aftrekken als kosten?
Wanneer de kosten wel aftrekbaar zijn, zijn ze vaak niet volledig aftrekbaar. De belastingdienst vind dat je persoonlijk genot hebt en daarvoor is het beperkt aftrekbaar. Voor de inkomstenbelasting valt eten en drinken onder ‘Relatiegeschenken in de vorm van voedsel, drank en genotmiddelen‘. Laten we dit voor het gemak eten en drinken met relaties noemen.
Voor die beperkte aftrek hebben ze twee (2) systemen: met of zonder drempel. Als ondernemer mag je zelf bepalen welke voor jou het meest aantrekkelijk is. Wanneer je een kleine(re) onderneming hebt, is de 2e optie meestal aantrekkelijker. In de praktijk wordt bij de meeste zzp’ers deze ook hoofdzakelijk gebruikt.
Voor die beperkte aftrek hebben ze twee (2) systemen: met of zonder drempel. Als ondernemer mag je zelf bepalen welke voor jou het meest aantrekkelijk is. Wanneer je een kleine(re) onderneming hebt, is de 2e optie meestal aantrekkelijker. In de praktijk wordt bij de meeste zzp’ers deze ook hoofdzakelijk gebruikt.
Eten en drinken met relaties aftrekken met drempel
Wanneer je veel kosten voor eten en drinken met relaties maakt én kosten maakt voor Representatie, congressen, seminars en studiereizen (inclusief reis- en verblijfkosten), kan deze variant aantrekkelijk zijn. Onder eten en drinken met relaties vallen zakenlunches en -diners (inclusief de fooien) en zaken als koffie, thee, melk en frisdrank. Onder de ‘Representatie’ kosten kan je denken aan de kosten van recepties en relatiegeschenken. Deze kosten zijn niet aftrekbaar tot €4.800,- (2022). In 2021 en 2020 was het €4700,-. Wanneer deze kosten (exclusief btw) deze grens overschrijden, mag je ze 100% aftrekken. Er is dus geen correctie meer nodig voor privégebruik via de aangifte inkomstenbelasting.
Inhoudsopgave van deze blog
Eten en drinken met relaties aftrekken zonder drempel
Voor de meeste zzp’ers is de mogelijkheid tot aftrek zonder drempel interessanter. De kosten voor eten en drinken met relaties mét een zakelijk belang mogen voor 80% geboekt worden als zakelijke kosten. De 20% wordt als prive correctie gezien, omdat je als zelfstandige ook zelf moet eten. Die kosten zijn privé.
Let op: Beperkte aftrekbaarheid voor reis- en verblijfkosten
Wanneer je zakelijk gaat reizen geldt er een beperking van € 1500,- voor reis- en verblijfkosten die aftrekbaar zijn. Hierin zitten kosten als een vlucht, taxikosten van en naar de bestemming en uiteraard het hotel. Net als bij het eten en drinken geldt ook hier de 80% regel. Wanneer je boven de € 1500,- (excl. btw) komt zijn alle kosten hierboven niet aftrekbaar. Deze beperking van € 1500,- geldt niet als het voor het werk noodzakelijk was om het congres en dergelijke bij te wonen.
Specifieke voorbeelden voor kostenaftrek
Lunch en diner voor eigen gebruik
Zoals eerder al kort omschreven zijn kosten voor je eigen lunch niet aftrekbaar. Hetzelfde geldt voor een drankje op het terras of een etentje met je vriend(in) waarbij je ook wat zaken bespreekt. Het zakelijke belang moet aantoonbaar de insteek zijn van de lunch of diner. Ook wanneer je een VOF hebt met je echtgenoot, zijn de kosten van een avondje dineren bij kaarslicht niet aftrekbaar. Wanneer je inkopen doet bij de supermarkt voor jezelf, dan zijn dit privékosten.
Eten en drinken voor cursisten
Gelukkig is voor de ondernemers die cursussen en workshops geven ook iets positiefs te vermelden. Wanneer je een cursus geeft, mag je de kosten voor eten en drinken voor deze cursisten volledige (100%) aftrekken als directe inkoopkosten. Deze kosten heb je immers gemaakt uit een volledig zakelijk belang en zouden nooit gemaakt zijn zonder de cursus. Dat jezelf een vorkje mee prikt is dan toegestaan.
Overwerk
Wanneer je als zelfstandig ondernemer buiten de gebruikelijke werktijden (9-18 uur) moet overwerken, omdat er bijvoorbeeld een deadline gehaald moet worden. Dan zijn deze kosten vaak toch fiscaal aftrekbaar, ondanks dat er geen zakelijke relatie bij betrokken is. Het is wel noodzakelijk dat je niet naar huis kán gaan om te eten en drinken. Bijvoorbeeld omdat er een behoorlijke reistijd is. Je kan dan een maaltijd in je zelfstandige werkruimte nuttigen, omdat dit als bijkomstig zakelijk belang wordt beschouwd. Vermeld wel op de bon wat de reden van overwerk is, om vragen te voorkomen.
Eten en drinken in de horeca
Wanneer je in de horeca een zakelijke afspraak hebt met een relatie, dan zijn deze kosten gewoon aftrekbaar. Zelfs de fooi mag je als kosten opvoeren. Echter moet je wel aantonen wat de zakelijke reden is van de afspraak. Wanneer je meerdere malen met dezelfde relatie bent gaan eten en er is nooit een factuur gestuurd, moet je je afvragen wat redelijk is om af te trekken als kosten. Mijn advies is om altijd de naam van de zakelijke relatie en de zakelijke reden te noteren op de bon voordat je hem in de administratie verwerkt. Ben je het vergeten? Schrijf het dan als notitie in de boeking.
Welke grijze gebieden zijn er nog meer?
Eten en drinken onderweg: zakelijk of niet?
Stel, je bent onderweg voor een afspraak naar een zakelijk klant. Onderweg heb je trek in koffie en je stopt bij een tankstation. Dan zijn deze kosten officieel niet aftrekbaar, immers valt koffie onder eten en drinken met relaties en ben je alleen of met een vennoot. Nu zal de Belastingdienst geen probleem maken als je bij een langere rit een kleine consumptie onderweg fiscaal aftrekt. Hou het hierbij wel redelijk. Dus wanneer je zeer regelmatig op bezoek gaat bij dezelfde relatie, ga dan niet elke keer koffie en wat lekkers op de zaak halen.
Eten en drinken in je werkruimte of verzamelgebouw
Wanneer je een zelfstandige werkruimte hebt en je werk alleen, met je vennoten of je medehuurders in een verzamelgebouw, dan zijn de kosten als koffie, thee, melk, een alcoholisch drankje en een versnapering formeel niet aftrekbaar. Wanneer je ook relaties ontvangt wil je uiteraard hun wel wat aanbieden. Of bij de vrijmibo een biertje aanbieden. Deze eten en drinken kosten mag je best beperkt boeken vanwege het bijkomstig zakelijke belang. Ga alleen niet wekelijks een 6-pack cola en bier boeken als je af en toe iemand ontvangt. Hou het schappelijk en verstandig. Je doet wel verstandig eraan de afspraken bij jou op je locatie in de agenda te noteren.
Wanneer kan je de btw aftrekken?
Voor de btw gelden hele andere regels dan voor de kosten. Ze hebben eigenlijk geen raakvlakken met elkaar. Eenvoudig gezegd mag je btw aftrekken als je uitgaven hebt gedaan met een zakelijk belang, maar soms mag het tòch niet.
Eten en drinken in de horeca
Wanneer je buiten je eigen werkplek gaat eten in een horeca gelegenheid, is de btw nooit aftrekbaar over de kosten van eten en drinken. Het maakt niet uit of dit een restaurant, bar of tankstation is. Je boekt de uitgave inclusief de btw (en de fooi) als kosten in de administratie.
Eten en drinken verzorgt door cateraar
Deze regel geldt ook wanneer je eten en drinken laat verzorgen door een cateraar in een ruimte die speciaal daarvoor is ingericht (bijvoorbeeld een partytent of een afgehuurde ruimte).
Eten en drinken bezorgt door cateraar
Het ligt net even anders als diezelfde cateraar de broodjes e.d. laat bezorgen bij jou op je werkplek. Dat is geen speciaal ingerichte ruimte en hierdoor mag je de btw gewoon aftrekken. Uiteraard alleen bij een zakelijk belang (met een relatie).
Eten en drinken uit de supermarkt
Wanneer je voor diezelfde afspraak met een zakelijke relatie bij de lokale supermarkt boodschappen doet, dan zijn die kosten en btw ook aftrekbaar. Let daarbij wel op dat je alleen deze kosten boekt. Je moet namelijk kunnen aantonen dat deze boodschappen zakelijk waren. Ik adviseer altijd om deze kosten apart af te rekenen van andere inkopen die je op dat moment doet. Wanneer je uitgaven doet voor jezelf, dus eigen gebruik, is het niet aftrekbaar voor de btw.
Ik hoop je met deze zaken een goed beeld te hebben gegeven wat wel en niet aftrekbaar is bij eten en drinken. Wanneer je alsnog een vraag hebt, kan je altijd een afspraak inplannen.
Wil je dat ik je help bij je boekhouding? Maak dan een kennismakingsafspraak
