Zakelijke kilometers met je privé auto
Wanneer je zelfstandig ondernemer met een eenmanszaak of een Vennootschap onder firma hebt is het heel goed mogelijk dat jij met je privé auto ook zakelijke ritten maakt. Deze ritten kosten jouw dus privé geld, want je betaalt verzekering, wegenbelasting, brandstof, onderhoud en wellicht een maandelijks bedrag voor een financiering of Private lease. Wist je dat je toch zakelijk voor zowel de kosten als de btw op deze kosten een financiële aftrekpost hebt?
Nee?? Lees dan direct welke oplossingen mogelijk zijn met jouw privé auto!
Kilometers doorbelasten in de verkoopfactuur aan een opdrachtgever
Een veel gehoorde misverstand is je maximaal € 0,19 mag doorrekenen aan je opdrachtgever voor de zakelijke kilometers die jij voor hem maakt. Deze kilometers kunnen de rit naar de locatie van je opdrachtgever zijn of een rit naar een zakelijke afspraak met of voor de opdrachtgever. Er zit namelijk geen fiscale limiet aan het bedrag per kilometer wat je mag doorrekenen. De € 0,19 is wel heel herkenbaar, omdat deze terugkomt bij de aftrek van diezelfde kilometers in je winst en verliesrekening. Daar straks meer over.
Meer dan € 0,19 per kilometer rekenen?
Je mag dus gerust boven de € 0,19 exclusief btw doorberekenen in de verkoopfactuur aan je opdrachtgever. Als je overeenkomt dat je € 1,- mag doorbelasten omdat je bijvoorbeeld ook je reistijd doorbelast of een hele dikke brandstof slurpende Pick-up rijd, is dat prima! Het zal vermoedelijk wel een uitdaging zijn om zo’n tarief per kilometer te verkopen. Meestal komt een bedrag tussen € 0,25 en € 0,50 excl. btw voor op de facturen die wij zien.
Welke btw bereken je in de verkoopfactuur?
Het bedrag wat je doorrekent is altijd op basis van exclusief btw. De btw die je erop toevoegt is afhankelijk van de dienst waardoor jij die zakelijke rit maakt. Als die dienst zelf enigszins btw belast is, dan dien je ook voor de zakelijke kilometervergoeding dezelfde btw te rekenen. Meestal is dat 21%.
Wanneer je dienst die je verricht zowel btw-vrijgesteld is als btw-belast, dan volgt de kilometervergoeding altijd het hoogste tarief.
Een voorbeeld:
Je bent leraar in kunst en cultuur of je geeft les op een erkende opleiding. Deze lessen geef je op locatie les aan zowel kinderen tot 21 jaar als voor volwassenen. Het lesgeven aan kinderen is in deze situatie btw-vrijgesteld, maar het lesgeven aan volwassenen niet. In de factuur bereken dan toch de hoge btw van 21% voor de reiskostenvergoeding. Wanneer je die dag uitsluitend aan kinderen lesgeeft, dan factureer je de reiskosten met btw-vrijgesteld.
Zakelijke kilometers registreren?
Voor de verkoopfactuur hoef je voor de belastingdienst niet te bewijzen hoeveel kilometers je gereden hebt voor de opdrachtgever. Het is wel verstandig om toch de kilometers op een goede manier bij te houden, al is het als bewijs naar je opdrachtgever. Hiervoor kan je uiteraard een post-it gebruiken en de dagteller bij aanvang en aankomst noteren, maar dat kan veel eenvoudiger!
Online zijn er verschillende apps beschikbaar waarmee je de kilometers kan registreren. Bij aanvang zet je hem aan en weer uit bij terugkomst. Sommige hebben zelfs de mogelijkheid om een retourrit aan te maken of de rit facturabel te maken, waardoor je hem in 1 klik kan doorzetten in de administratie als factuur. Zelf zijn wij fan van TimeChimp (aff.), maar Flitsmeister, Gekko en Ritmeter zijn ook goede apps hiervoor. Wanneer je maar af en toe een zakelijke rit maakt, is zo’n app misschien wat teveel van het goede. Een goede Excel sheet is daarbij dan beter. Je kan hiervoor onze gratis kilomtersregistratie sheet gebruiken.
Zakelijke kilometers aftrekken als kosten in je onderneming?
Nu je de zakelijke kilometers die je voor de opdrachtgever hebt genoteerd en doorbelast, zal je deze als omzet moeten boeken. De omzet is winst verhogend en daarmee ook inkomstenbelasting verhogend. Dat klinkt niet heel aanlokkelijk! Daarom is het mogelijk onder voorwaarden dat je voor de zakelijke gereden kilometers zowel een vaste kostenforfait als de btw kan aftrekken. Dit klinkt heel eenvoudig, maar helaas zitten hier wel regels aan vast die nauwkeurig gevolgd dienen te worden.
Kilometers aftrekken als zakelijke kosten
Met een privé auto mag je absoluut geen zakelijke kosten die je hebt gemaakt voor je auto of voor het gebruik van je auto aftrekken in de winst en verlies rekening. De belastingdienst zegt daarover dat een auto die prive geëtiketteerd is geen aftrek heeft voor kosten en btw. Maar…gelukkig mag je wel een vaste kilometerprijs van € 0,19 per zakelijk gereden kilometer aftrekken. Op deze kosten wordt géén btw berekent in je eigen boekhouding.
Onder zakelijke kilometers voor de kostenaftrek in de winst en verlies rekening gelden de volgende ritten:
- Zakelijke ritten van en naar relaties: Dit zijn ritten naar de klant zelf of naar de locatie van de opdrachtgever waar je tijdelijk op freelance basis werkzaamheden verricht.
- Zakelijke ritten van en naar locaties voor een zakelijke afspraak: Dit zijn ritten naar externe locaties waar je een prospect of relatie ontmoet.
- Woon-werk verkeer van en naar een vaste werklocatie: Dit zijn ritten naar je eigen werklocatie waar je een zelfstandige werkruimte hebt.
- Zakelijke ritten ten behoeve van je eigen onderneming: Dit zijn ritten die nodig zijn om aan je onderneming te werken, zoals aankoop van goedere
Kan je zomaar de kosten in aftrek brengen?
Nee! Helaas niet. Je zal hiervoor een kilometerregistratie moeten kunnen overleggen. Omdat je een privé auto hebt, hoeft deze niet heel uitgebreid te zijn. Het enige wat nodig is zijn de volgende gegevens:
- Datum
- Vertrek- en aankomstadres
- Aantal kilometers
- Aard van de rit (privé, zakelijk of woon-werk)
Omdat je al voor de verkoopfacturen (een deel) van de ritten geregistreerd hebt, is het heel eenvoudig om deze aan te vullen met de woon-werk ritten en zakelijke ritten ten behoeve van je eigen onderneming. Ook dit kan via de eerdere apps. of Excel kilometerregistratie sheet.
Nu je voor zowel de verkoopfacturen als de kosten de kilometers geboekt hebt ben je eigenlijk klaar. De omzet is minimaal gelijk aan de kosten en hiermee heb je geen nadeel meer voor de inkomstenbelasting. Wellicht zelfs een voordeel wanneer je meer kilometers hebt kunnen boeken voor woon-werk verkeer en de zakelijke ritten ten behoeve van je eigen onderneming. Dan heb je een fiscale aftrekpost.
Hoe zit het nu met de btw?
In een boekhouding zijn de omzet/kosten en de btw strikt gescheiden. Ze hebben beide eigen regels voor de belastingdienst en daarmee wordt het boekhouden niet makkelijker. Het makkelijkste deel heb ik hierboven beschreven. De btw biedt op dat gebied wat meer uitdaging!
Zoals ik eerder vermelde mag je bij een privé auto absoluut geen zakelijke kosten aftrekken die je hebt gemaakt voor je auto of voor het gebruik van je auto aftrekken in de winst en verlies rekening. Toch is er een mogelijkheid om het zakelijke deel van de btw op diezelfde kosten wèl af te trekken.
Is het aftrekken van de btw interessant voor jou?
Of het voor jou interessant is om tijd en energie in de mogelijkheid voor btw aftrek over het zakelijke deel van je prive autokosten te berekenen, is vooral afhankelijk hoeveel je zakelijk rijdt. Zo is het minder aantrekkelijk wanneer je vooral privé kilometers rijdt omdat je weinig op pad bent voor de klant. Of wanneer je niet zo secuur bent met het bijhouden van de zakelijke kilometerregistratie.
Een goede handvat hierbij is te berekenen wat je aan kosten zou moeten maken wanneer je géén kilometerregistratie zou bijhouden.
Een rekenvoorbeeld:
Je auto heeft een fiscale waarde van € 50.000. Je hebt hem privé aangeschaft en hierbij geen btw teruggevraagd (prive geëtiketteerd). Het is hiermee een zogenaamde marge auto, waarbij 1,5% correctie btw privégebruik van toepassing is. € 50.000 x 1,5% = € 750,- aan btw correctie. Deze € 750,- is dus de 21% btw die je minimaal teruggevraagd dient te hebben om btw voordeel te kunnen hebben. Om te berekenen hoeveel btw-belaste kosten - zoals brandstof, autowassen, reparatie, onderhoud, banden en (Private lease)kosten - je had moeten hebben bereken je het als volgt: € 750 / 21 x 121 = € 4.321,43. Dus vanaf € 4.322,- aan kosten begint het interessanter te worden.
Kosten voor de verzekering hebben geen btw. Dit is assurantiebelasting en toevalligerwijs ook 21%. Deze assurantiebelasting kan je dus niet terugvragen.
Wanneer deze auto op benzine rijdt en gemiddeld 1 liter brandstof op 10 kilometer verbruikt met een benzineprijs van €2,- incl. btw per liter, kan je ook uitrekenen hoeveel zakelijke kilometers je moet rijden.
Een rekenvoorbeeld:
€ 2,- per liter staat gelijk aan 10 km rijden. 1 kilometer is 2/10 = € 0,20 aan kosten. De kosten voor break-even waren € 4.322,-, waardoor je € 4.322 / € 0,20 = 21.610 km aan zakelijke kilometers minimaal moet rijden. Haal je dat niet? Bedenk dan goed of het interessant is!
Het is interessant om de btw terug te vragen!
Voor de belastingdienst kan je voor de btw op twee verschillende manieren bepalen wat de correctie btw privégebruik is.
Correctie op basis van de zakelijke kilometerregistratie in combinatie met de tellerstand van het begin en einde jaar.
Correctie op basis van een btw-bijtelling van 1,5% op de fiscale catalogusprijs. (alleen bij een particuliere/marge auto!)
Correctie op basis van de zakelijke kilometerregistratie in combinatie met de tellerstand van het begin en einde jaar.
Wanneer je op basis van de eerste mogelijkheid de verhouding berekent tussen de zakelijke kilometers en het totaal aantal kilometers in het kalenderjaar, dan kan je mogelijk fiscaal voordeliger uitkomen. Je hoeft in dat geval minder btw privégebruik te corrigeren.
Een voorbeeld:
- Je begint het jaar met 21.500 km op de teller. Op 31 december heb je 51.500 op de teller staan. In totaal is er dus 30.000 kilometer in het jaar gereden met de auto.
- Je hebt een kilometerregistratie bijhouden van de zakelijke kilometers. Hierop heb je zowel de heen als terugreis geboekt. Uiteraard heb je de prive (omrij) kilometers erbij gecorrigeerd. Ook heb je vermeld of de rit zakelijk of woon-werk is. Voor woon-werk wordt de rit voor de btw als privé gezien en mag je deze kilometers niet meenemen in de verhouding. Je hebt 26.000 km gereden volgens de kilometerregistratie. Hiervan is 2.000 km woon-werk verkeer en daarmee 24.000 km zakelijk. Berekening: 24.000 / 30.000 = 80% zakelijk gereden kilometers.
- In de boekhouding heb je op de balans onder het eigen vermogen een grootboekrekening gemaakt “Autokosten privé”. Op deze rekening heb je alle inkoopbonnetjes geboekt met de bijhorende btw, meestal 21%. Op de balans van 31-12 staat een bedrag van 5.000 aan kosten. Je hebt de boekingen op deze rekening geëxporteerd naar Excel waardoor je kan aflezen wat het btw percentage was per boeking. Op basis hiervan heb je berekend wat de gevorderde btw is geweest. In het voorbeeld gaan we ervan uit dat alles op 21% geboekt is. Berekening: € 5.000 x 21% = € 1.050 aan gevorderde btw.
- Wanneer je omzet 100% belast is met btw mag je hiervan 80% blijvend aftrekken en dus 20% corrigeren voor btw privégebruik. Berekening: 80% x € 1.050,- = € 840,-. Je moet dus € 1.050,- minus € 840, = € 210,- corrigeren en dus terug betalen in de laatste aangifte over het boekjaar.
- Wanneer je omzet zowel belaste als onbelaste is voor de btw, dien je naast deze correctie van 20% ook de verhouding onbelaste omzet / totale omzet te berekenen. Immers mag je alleen btw vorderen van inkoopkosten als je daar tegenover belaste omzet hebt. Stel dat je 40% onbelast en 60% belaste omzet hebt behaald. Berekening: 80% x 60% = 48% x € 1.050,- = € 504,-. Je moet dus € 1.050,- minus € 504, = € 546,- corrigeren en dus terug betalen in de laatste aangifte over het boekjaar.
Correctie op basis van een btw-bijtelling van 1,5% op de fiscale catalogusprijs. (alleen bij een particuliere/marge auto!)
Wanneer je geen kilometerregistratie hebt dan moet je altijd over de fiscale waarde een correctie doen. Heb je die niet en kan je hem ook niet terugvinden op ovi.rdw.nl of www.finnik.nl, dan zit er niets anders op en moet je alle gevorderde btw terugbetalen.
Laten we ervan uitgaan dat je wel de fiscale waarde hebt, zoals eerder vermeld van € 50.000,- incl. btw en bpm. Het maakt dan niet uit bij een particuliere/marge-auto of je auto jong of oud is. Er is altijd een correctie van 1,5%.
Berekening:
Zoals in het eerste voorbeeld heb je voor € 5.000 kosten geboekt, die € 1.050 aan btw bevatten. De privé correctie voor de btw is dan: € 50.000 x 1,5% = € 750,-. Je moet dus € 750, corrigeren en dus terug betalen in de laatste aangifte over het boekjaar. Je voordeel blijft € 300,-.
Meer privé correctie voor de btw dan gevorderde btw?
Wanneer blijkt dat je correctie hoger is dat de btw die je hebt teruggevraagd, dan mag je de correctie maximaliseren tot dit bedrag. Dus stel je hebt geen € 1.050,- maar € 525,- aan btw gevorderd, dan is je correctie ook € 525,-.
Duizelt het? Ik kan het heel goed begrijpen! Het beste is ook om dit over te laten aan je boekhouder.
Wil je het toch zelf doen en wil je niet zelf rekenen? Dan heeft de belastingdienst een handig hulpmiddel online gezet: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/btw/content/hulpmiddel-btw-en-de-auto
Wil je zelf hulp bij je administratie? Wellicht kan ik je helpen!
